送別会の幹事の流れとは?司会進行や挨拶の仕方まとめ!

   

送別会の幹事の流れについて、まとめています。

社会人になれば1度くらいは、送別会の幹事を任されることがあるでしょう。

初めての幹事なら、何をやっていいか分からないかもしれません。

そんな時困らないように、幹事がやるべきことの流れと、司会進行や挨拶の仕方をまとめています。

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送別会の幹事の流れとは?

送別会

送別会の幹事は、できるだけ複数人でやるようにしましょう。

送別会の規模が小さければ、仕事量的には1人でも足りるかもしれません。

しかし1人でやっていると、何か漏れがあっても、気がつかないことがあります。

その点は、複数人でやっている方が、安心できます。

職場などで仲のいい同僚に、手伝ってもらうようにお願いしてみましょう。

その代わりにその方が幹事をやる時は、自分が手伝うという条件なら、引き受けてくれると思います。

それでは送別会の幹事の流れを順を追って、確認していきましょう。

 

1.送別会の日時の決定

まずは、送別会の日時を決めます。

主賓の方の予定を確認して、都合の良い日に決めてください。

一般的には主賓の方がその職場や会社に出勤する最後の日や、週末で職場の偉い人が参加できる日を選びます。

その際、主賓の方にお店や料理の希望があれば、併せて聞いておきましょう。

 

2.お店を決めて仮予約を入れる

送別会を開催するお店を決めて、おおよその予算と人数で、仮予約を入れておきましょう。

お店選びは、なるべく主賓の方の好みで選びます。

繁忙期には予約がいっぱいになり、お店が確保できなくなることもあるので、早めに仮予約を入れておくと安心です。

お店の人に、いつまでに正確な予算と人数を連絡すればいいかや、いつまでならキャンセル(人数変更)可能かなど、詳しく聞いておきましょう。

予算と人数は、過去の送別会の実績から、割り出してください。

 

3.案内状を送り出欠を確認する

対象の方に送別会の案内状を送り、出欠を確認します。

日時やお店の場所、会費の他に、急にキャンセルした場合の会費の扱いなど、注意事項も載せておきましょう。

記念品などを贈る場合は、そのお金の徴収についても載せておきます。

回答期限は余裕を持って設定し、人数が決まったらお店に連絡します。

 

4.記念品や花束の用意

会社や職場で送別会に、記念品や花束を贈る慣習があれば、当日までに幹事が用意しなければなりません。

そういう慣習がなければ必要ありませんが、自分でわからない場合は、職場の先輩などに確認しておきましょう。

 

5.挨拶や乾杯の音頭などをお願いする人を決める

送別会の最初の挨拶と乾杯の音頭、最後の挨拶、はなむけの言葉を贈る人、記念品を贈る人を決めて、事前に依頼しておきます。

最初の挨拶は参加する人の役職で、一番偉い方にお願いします。

締めの挨拶は、2番目に偉い方にお願いします。

乾杯の音頭は最初の挨拶と、同じ方にやっていただいてもかまいません。

別の人にお願いする場合は、主賓の直属の上司などにお願いします。

はなむけの言葉は在職中に主賓と、一番関わりの深かった方にお願いします。

記念品や花束は、はなむけの言葉を贈る方に、一緒にお願いしてもいいです。

他の方にお願いする場合も、主賓と特に関係の深かった方にお願いします。

 

6.会費の徴収

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幹事にとって一番大変な仕事が、会費の徴収やお金の管理です。

金額が合わなければ、最悪自腹で処理という事態も考えられます。

会費はできるだけ、事前に徴収しておきましょう。

送別会が始まってから会費を集めると、酔っ払っていて収集がつかなくなります。

案内状にいつ会費を集めるかや、なるべくお釣りがないように用意して貰うように、記載しておきましょう。

会費を集める時は、きちんと参加者のリストを作って、チェックしていきます。

送別会の主賓からは、会費をいただかない場合が多いので、自分の職場の慣習を確認しておきましょう。

後は集めたお金をなくさないように、気を付けて下さい。

人数が多ければ、かなりの大金になるでしょう。

クレジットカードが使えるお店なら、集めたお金は一旦口座に預けて、クレジットカードで支払えば、現金を持ち歩かなくてよくなります。

 

7.送別会の進行

送別会の司会進行やあいさつの仕方は、次項で解説します。

 

8.会計・報告

最後にお店にお金を払って、送別会を終わります。

きちんと領収書を貰って、後で参加者に収支報告をしましょう。

余ったお金があれば返金してもいいですし、少額であれば次回の職場の飲み会に回したり、どこかに寄付してしまってもいいでしょう。

 

送別会の司会進行と挨拶の仕方

送別会の司会進行と挨拶の仕方について、順を追って説明していきます。

 

1.送別会の開始

会場に人が集まり開始の時間になったら、送別会を開始します。

司会のあいさつは、送別会の開始を宣言するのと、自己紹介程度の短いあいさつをします。

文例

皆様、本日はお忙しいところお集まりいただき、ありがとうございます。これより、○○さんの送別会を始めます。私は、本日の司会進行役を務めさせていただきます幹事の○○と申します。どうぞ、よろしくお願いします。

 

2.最初の挨拶と乾杯

事前にお願いしておいた方に、最初の挨拶をしていただき、乾杯の音頭を取っていただきます。

乾杯の音頭は、別の人にやってもらっても構いません。

文例

まず初めに○○課長より、ひとこと御挨拶をいただき、乾杯の音頭をお願いします。

 

3.食事や歓談を楽しむ

乾杯をしたらそのままの流れで、しばらく食事や歓談を楽しむ時間を取ります。

目安は、30分~1時間くらいです。

全体で2時間くらいに収まるように、うまく調整して下さい。

司会が酔っ払ってしまうと、進行に支障が出るので、飲酒は程々にしましょう。

 

4.はなむけの言葉と記念品や花束贈呈

事前にお願いしておいた方に、はなむけの言葉を贈ってもらいます。

その後、記念品や花束を贈ります。

 

5.主賓のあいさつ

主賓の方に、別れの挨拶をお願いします。

 

6.締めの挨拶

事前にお願いしておいた方に締めの挨拶をしていただき、一本締めや三本締め、万歳三唱などで締めます。

 

7.閉会

司会が閉会を宣言して、送別会をお開きにします。

二次会の用意がある場合は、その案内も付け加えます。

文例

本日は皆さん、お疲れ様でした。これにて、○○さんの送別会をお開きと致します。皆さん、気を付けてお帰り下さい。

 

まとめ

送別会の幹事の流れと、司会進行や挨拶の仕方について、一般的なものをまとめました。

それぞれの職場や会社の慣習で、もっと簡略化しているところもあるので、その場合は慣習に従いましょう。

私も何度も幹事を経験しましたが、いろいろと気を使って大変でした。

しかし社会人として生きていく以上は、必ずこういった役回りが回ってきます。

送られる方が、気持ち良く新しい一歩を踏み出せるように、幹事の方はがんばってください!

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