送別会の幹事の流れとは？司会進行や挨拶の仕方まとめ！
2019/06/27
送別会の幹事の流れについて、まとめています。
社会人になれば１度くらいは、送別会の幹事を任されることがあります。
初めての幹事なら何をやっていいか、流れも分からないかもしれません。
そんな時困らないように、送別会の幹事がやるべきことの流れと、司会進行や挨拶の仕方をまとめています。
送別会の幹事の流れとは？
送別会の幹事をやるときは、できるだけ１人ではなく、複数人でやるようにしましょう。
送別会の規模が小さければ、仕事量的には幹事は１人でも、足りるかもしれません。
しかし幹事を１人でやっていると、何か漏れがあっても、気がつかないことがあります。
幹事は複数人でやっていれば、お互いにチェック機能がはたらき、ミスが少なくなります。
送別会の幹事を任された場合は、職場などで仲のいい同僚に手伝ってもらうように、お願いしてみましょう。
その代わりにその方が幹事をやる時は、自分が手伝うという条件なら、引き受けてくれると思います。
それでは送別会の幹事の流れを順を追って、確認していきましょう。
１．送別会の日時の決定
幹事の流れとしてはまず最初に、送別会の日時を決定してください。
送別会の主賓の方の予定を確認して、都合の良い日に決めてください。
一般的に送別会の日程は、主賓の方がその職場や会社に出勤する最後の日や、週末で職場の偉い人が参加できる日を選びます。
その際、主賓の方にお店や料理の希望があれば、併せて聞いておきましょう。
２．お店を決めて仮予約を入れる
送別会の日程が決まったら、次はお店を決めて、おおよその予算と人数で、仮予約を入れておきましょう。
お店選びは、なるべく主賓の方の好みで選びます。
忘年会シーズンなど繁忙期には、予約がいっぱいになり、お店が確保できなくなることもあります。
送別会の日程が決まったら、なるべく早めに仮予約を入れてください。
仮予約を入れるときにはお店の人に、いつまでに正確な予算と人数を連絡すればいいかや、いつまでならキャンセル（人数変更）可能かなど、詳しく聞いておきましょう。
予算と人数は、過去の送別会の実績から、割り出してください。
３．案内状を送り出欠を確認する
送別会の日程とお店が決まったら、出席対象者に案内状を送って、出欠を確認して下さい。
送別会の案内状には、開催日時やお店の場所、会費の他に、急にキャンセルした場合の会費の扱いなど、注意事項も載せます。
主賓の方に記念品などを贈る場合は、その代金の徴収についても載せておきます。
出欠の回答期限は、余裕を持って設定してください。
送別会の出席人数が決まったら、仮予約を入れたお店に連絡して、本予約をして下さい。
４．記念品や花束の用意
会社や職場で送別会に、記念品や花束を贈る慣習があれば、幹事がこれらの品を当日までに、用意しなければなりません。
そういう慣習がなければ必要ありませんが、自分でわからない場合は、職場の先輩などに確認しておきましょう。
５．挨拶や乾杯の音頭などをお願いする人を決める
送別会の最初の挨拶と乾杯の音頭、最後の挨拶、はなむけの言葉を贈る人、記念品を贈る人を決めて、事前に依頼しておきます。
一般的に送別会の最初の挨拶は、参加する人の役職で一番偉い方にお願いします。
送別会の締めの挨拶は、参加する人の役職で２番目に偉い方にお願いします。
乾杯の音頭は最初の挨拶と、同じ方にやっていただいてもかまいません。
別の人にお願いする場合は、主賓の直属の上司などにお願いします。
はなむけの言葉は在職中に主賓と、一番関わりの深かった方にお願いします。
記念品や花束は、はなむけの言葉を贈る方に、一緒にお願いしてもいいです。
他の方にお願いする場合も、主賓と特に関係の深かった方にお願いします。
６．送別会の会費の徴収
送別会の幹事にとって一番大変な仕事が、会費の徴収とお金の管理です。
もしも金額が合わなければ、最悪自腹で処理という事態も考えられます。
送別会の会費はできるだけ、事前に徴収しておくようにします。
送別会が始まってから会費を集めると、酔っ払っていて収集がつかなくなります。
送別会の案内状にいつ会費を集めるかや、なるべくお釣りがないように用意して貰うように、記載しておきましょう。
送別会の会費を集める時は、きちんと参加者のリストを作って、チェックしていきます。
送別会の主賓からは、会費をいただかない場合が多いので、自分の職場の慣習を確認しておきましょう。
後は集めた会費をなくさないように、気を付けて下さい。
会費は人数が多ければ、かなりの大金になります。
クレジットカードが使えるお店なら、集めたお金は一旦口座に預けて、クレジットカードで支払えば、現金を持ち歩かなくてよくなります。
７．送別会の進行
送別会の司会進行やあいさつの仕方は、次項で解説します。
８．会計・報告
送別会が終わったら最後に、お店にお金を払って、会計を済ませます。
きちんと領収書を貰って、後で参加者に収支報告をしましょう。
余ったお金があれば返金してもいいですし、少額であれば次回の職場の飲み会に回したり、どこかに寄付してしまってもいいでしょう。
送別会の司会進行と挨拶の仕方
送別会の司会進行と挨拶の仕方について、順を追って説明していきます。
１．送別会の開始
会場に人が集まり開始の時間になったら、送別会を開始します。
司会のあいさつは、送別会の開始を宣言するのと、自己紹介程度の短いあいさつをします。
文例
皆様、本日はお忙しいところお集まりいただき、ありがとうございます。これより、○○さんの送別会を始めます。私は、本日の司会進行役を務めさせていただきます幹事の○○と申します。どうぞ、よろしくお願いします。
２．最初の挨拶と乾杯
事前にお願いしておいた方に、送別会の最初の挨拶をしていただき、乾杯の音頭を取っていただきます。
乾杯の音頭は、別の人にやってもらっても構いません。
文例
まず初めに○○課長より、ひとこと御挨拶をいただき、乾杯の音頭をお願いします。
３．食事や歓談を楽しむ
乾杯をしたらそのままの流れで、しばらく食事や歓談を楽しむ時間を取ります。
目安は、３０分～１時間くらいです。
全体で２時間くらいに収まるように、うまく調整して下さい。
司会が酔っ払ってしまうと、送別会の進行に支障が出るので、飲酒は程々にしましょう。
４．はなむけの言葉と記念品や花束贈呈
事前にお願いしておいた方に、はなむけの言葉を贈ってもらいます。
その後、記念品や花束を贈ります。
５．主賓のあいさつ
主賓の方に、別れの挨拶をお願いします。
６．締めの挨拶
事前にお願いしておいた方に送別会の締めの挨拶をしていただき、一本締めや三本締め、万歳三唱などで締めます。
７．閉会
司会が閉会を宣言して、送別会をお開きにします。
二次会の用意がある場合は、その案内も付け加えます。
文例
本日は皆さん、お疲れ様でした。これにて、○○さんの送別会をお開きと致します。皆さん、気を付けてお帰り下さい。
まとめ
送別会の幹事の流れと、司会進行や挨拶の仕方について、一般的なものをまとめました。
それぞれの職場や会社の慣習で、もっと簡略化しているところもあるので、その場合は慣習に従いましょう。
私も何度も幹事を経験しましたが、いろいろと気を使って大変でした。
しかし社会人として生きていく以上は、必ずこういった役回りが回ってきます。
送られる方が、気持ち良く新しい一歩を踏み出せるように、幹事の方はがんばってください！